Gestionale su misura o software in abbonamento?

Quando un'attività cresce, arriva sempre lo stesso momento. Il quaderno non basta più, il foglio Excel ha tre versioni e nessuno sa quale sia quella giusta. Serve un gestionale. E lì si apre il bivio: prendo un programma in abbonamento o me lo faccio fare su misura?

Non c'è una risposta valida per tutti. C'è però un modo giusto di fare i conti, e in questo articolo te lo mostro.

Cosa compri con un abbonamento

Un software in abbonamento, quello che in gergo si chiama SaaS, è pronto. Ti registri, paghi il primo mese e inizi. Non devi spiegare niente a nessuno, non devi aspettare. È il suo grande pregio, e per tante attività è la scelta giusta.

Quello che spesso non si vede subito sono tre cose.

• Paghi per sempre. Il canone non finisce mai. Sessanta euro al mese sembrano pochi, ma in cinque anni sono 3.600 euro, e alla fine non possiedi nulla.
• Ti adatti tu. Il programma è fatto per mille attività diverse, quindi ha mille funzioni. Tu ne usi cinque e devi imparare a ignorare le altre 995. Se lavori in un modo che il programma non prevede, cambi tu.
• I dati stanno da loro. Puoi quasi sempre fare un export, ma il formato lo decidono loro. Cambiare programma dopo tre anni è un lavoro, e lo sanno.

Cosa compri con un gestionale su misura

Un gestionale su misura si costruisce intorno a come lavori. Prima lo sviluppatore ti chiede cosa fai ogni giorno, dove perdi tempo, cosa sbagliano i collaboratori. Poi il software segue quel flusso, con le schermate che servono a te e nessuna in più.

Anche qui ci sono tre cose da sapere.

• Costa di più all'inizio. Un gestionale parte da qualche migliaio di euro. Non si può nascondere: il primo giorno spendi più che con un abbonamento.
• Poi è tuo. Se il contratto è scritto bene, alla consegna il codice, il server e il database sono intestati a te e non devi nessun canone allo sviluppatore. Restano i costi dei fornitori di server e database, qualche decina di euro al mese, pagati da te direttamente a loro.
• Cresce con te. Apri una seconda sede, assumi una persona, aggiungi un servizio: si aggiunge una schermata, non si cambia programma.

Il conto vero: cinque anni

Il modo giusto di confrontare le due strade non è guardare il primo mese. È guardare cinque anni, che è più o meno la vita di un software prima di un rinnovo importante.

I numeri cambiano da caso a caso, e in molti casi vince l'abbonamento. Ma il confronto va fatto così, sull'intero periodo e con tutti i costi, non sul prezzo del primo mese.

Quando ha senso l'abbonamento

Più spesso di quanto si pensi. Ecco i casi in cui conviene quasi sempre.

• Il tuo lavoro è standard e un programma già fatto lo copre bene. Fatturazione, prima nota, gestione presenze: esistono ottimi prodotti e non vale la pena rifarli.
• Sei all'inizio e non sai ancora come lavorerai tra un anno. Un abbonamento si disdice, un software su misura no.
• Ti serve una cosa sola e piccola. Per prendere appuntamenti online c'è chi lo fa a dieci euro al mese.

Quando ha senso il su misura

• Lavori in un modo tuo, che i programmi generici non prevedono, e ogni giorno perdi tempo a fare acrobazie.
• Hai più strumenti che non si parlano: agenda da una parte, clienti dall'altra, fatture in un terzo posto. Un gestionale su misura li mette insieme con le giuste integrazioni.
• Paghi già due o tre abbonamenti e la somma inizia a pesare.
• Vuoi che i dati siano tuoi, in un posto che controlli, con backup automatici e la possibilità di cambiare sviluppatore quando vuoi.

Come si decide, in pratica

1. 01Scrivi le cinque cose che fai ogni giorno e che il software deve fare. Non le cento che potrebbe fare: le cinque che fai.
2. 02Prova due o tre programmi in abbonamento con quella lista in mano. Il periodo di prova serve a questo. Segna dove ti costringono ad adattarti.
3. 03Somma i canoni su cinque anni, con gli utenti e i moduli che ti servono davvero, non con il piano base della pubblicità.
4. 04Chiedi un preventivo a voci per il su misura, con un prezzo fisso e i costi dei fornitori scritti a parte.

Con i due numeri e la lista dei compromessi davanti, la scelta di solito si fa da sola. E se vince l'abbonamento, hai risparmiato senza rimpianti.