Quanto costa un gestionale su misura, voce per voce

Hai chiesto a 2 sviluppatori quanto costa un gestionale per la tua attività. Uno ha detto “dipende, facciamo una chiamata”. L'altro ha mandato una cifra sola, 8.000 euro, senza una riga di spiegazione. Nessuno dei 2 ti ha detto cosa c'è dentro quel numero, e tu non sai se è tanto o poco.

In questo articolo metto in fila le fasce di prezzo del mercato e le voci che compongono il prezzo di un gestionale, una per una. Alla fine saprai da cosa dipende il tuo e cosa chiedere a chiunque te lo proponga.

Le 3 fasce di prezzo

• Fino a 3.000 euro: un gestionale piccolo, con 2 o 3 schermate e una funzione centrale. Un'agenda con i clienti, un elenco di lavori con lo stato, un archivio di pratiche. Lo usano 1 o 2 persone e sostituisce un foglio Excel che non regge più.
• Da 3.000 a 10.000 euro: la fascia della maggior parte delle piccole imprese. Clienti, ordini o lavori, magazzino o appuntamenti, qualche documento da stampare, accessi con permessi diversi e un collegamento con un programma che usi già, per esempio quello delle fatture.
• Oltre 10.000 euro: più reparti, più sedi, decine di utenti, collegamenti con più programmi, un portale dove i clienti vedono lo stato dei loro ordini. Qui il gestionale è il cuore dell'azienda e si costruisce in più fasi.

Le fasce si sovrappongono, e la stessa attività può stare in 2 fasce diverse a seconda di cosa ci mette dentro. Per questo il numero da solo non dice niente: serve un preventivo a voci.

Le voci che fanno il prezzo

• Le funzioni: è la voce più grande. Ogni cosa che il gestionale fa è una schermata, delle regole e dei dati da tenere. Un elenco di clienti costa poco, un calendario con i turni e i promemoria costa di più, un magazzino con i codici a barre ancora di più. 5 funzioni fatte bene costano meno di 15 fatte a metà.
• Chi lo usa: una persona sola o 10 persone con ruoli diversi. Con più utenti servono i permessi, cioè chi vede cosa, e un log che dice chi ha fatto cosa. Non è una voce enorme, ma va decisa all'inizio, perché aggiungerla dopo costa il doppio.
• I dati che hai già: il foglio Excel dei clienti, il vecchio programma, le fatture degli ultimi anni. Importarli significa pulirli e metterli nel database nuovo. Con dati ordinati è questione di ore; con nomi scritti in 3 modi diversi è un lavoro a sé.
• I programmi da collegare: il programma delle fatture, il calendario, il sito, un corriere. Ogni integrazione è una voce, e il costo dipende da quanto l'altro programma è aperto: alcuni hanno delle api fatte bene, altri non si lasciano collegare affatto.
• Dove si usa: dal computer in ufficio, dal telefono in cantiere, dal tablet in magazzino. Un gestionale che si usa solo da scrivania costa meno di uno che deve funzionare bene anche su uno schermo piccolo, con il sole addosso e la rete che va e viene.
• La fretta: un gestionale che deve essere pronto tra 4 settimane invece che tra 10 costa di più, perché passa davanti ad altri lavori.

Cosa dovrebbe essere sempre compreso

Queste cose non dovrebbero comparire come voci a parte, perché fanno parte di un gestionale fatto bene. Se mancano, chiedi perché.

• Le schermate disegnate e approvate prima di scrivere codice, così vedi cosa stai comprando.
• Gli accessi personali, la connessione protetta e i backup automatici dei dati, con la possibilità di fare un export in Excel quando vuoi.
• Un collaudo con i tuoi dati veri, prima del saldo, e un periodo di correzioni gratuite dopo la consegna.
• Una sessione in cui ti spiegano come si usa, e un documento con tutti gli accessi.

Cosa paghi dopo

Dopo la consegna restano i costi dei fornitori: il server e il database, da pochi euro a qualche decina di euro al mese a seconda di quanti dati e quanti utenti, più il dominio se il gestionale ha un indirizzo suo. È meglio pagarli direttamente ai fornitori, con l'account intestato a te. Le modifiche e le funzioni nuove si pagano quando le chiedi, con un preventivo a parte. Se invece ti propongono un canone mensile per il gestionale stesso, chiedi cosa succede ai dati e al programma se smetti di pagarlo.

Quando non ti serve un gestionale su misura

• Il tuo lavoro è standard e un programma in abbonamento lo copre già bene: fatture, prima nota, presenze. Non vale la pena rifarli.
• Ti serve una cosa sola e piccola. Un'agenda per gli appuntamenti si trova a 10 o 20 euro al mese, e si disdice.
• Non sai ancora come lavorerai tra un anno. Un gestionale si costruisce intorno a un modo di lavorare: se cambia ogni mese, aspetta.

Il confronto tra le 2 strade, con il conto fatto su 5 anni, è in un altro articolo: gestionale su misura o software in abbonamento.

Come leggere qualunque preventivo

1. 01Conta le funzioni scritte nel preventivo e confrontale con le 5 cose che fai ogni giorno. Se una manca, chiedi dove sta. Se ce ne sono 20 che non hai chiesto, chiedi perché.
2. 02Cerca il numero di utenti e i ruoli. Se non ci sono, il preventivo è fatto per una persona sola.
3. 03Chiedi cosa paghi dopo, a chi, e a chi sono intestati server, database e codice. Le risposte devono essere scritte.
4. 04Chiedi se il prezzo è un prezzo fisso o una stima a ore, e cosa succede se il lavoro dura più del previsto.

Un preventivo che sai leggere è già metà della scelta.