Utenti e permessi: chi vede cosa nel tuo gestionale

Hai assunto una persona nuova. Il primo giorno le dai la password del gestionale, la stessa di tutti, scritta su un post-it attaccato al monitor. Ora vede i prezzi d'acquisto, lo storico di ogni cliente e può cancellare una fattura per sbaglio. Non è un problema di fiducia. È che non c'era un altro modo.

In un gestionale fatto bene l'altro modo c'è, e si chiama utenti e permessi. In questo articolo ti spiego come si ragiona, quali sono i ruoli tipici di una piccola attività, dove stanno le regole e cosa decidere prima che il software esista.

Ogni persona ha il suo accesso

La prima regola è la più semplice: una persona, un login. Niente password condivise. Costa dieci secondi in più al primo giorno e ti dà tre cose che la password sul post-it non può darti.

• Sai chi ha fatto cosa. Ogni modifica resta scritta nel log con il nome di chi l'ha fatta. Quando una fattura sparisce, non si cerca il colpevole: si legge.
• Puoi chiudere una porta sola. Una persona va via: togli il suo accesso e il resto non cambia. Con la password unica dovresti cambiarla a tutti, e tutti dovrebbero ricordarsene.
• Ognuno vede il suo. Il collaboratore apre il gestionale e trova la sua agenda, non quella di tutti. Meno confusione, meno errori, e meno tentazioni.

I ruoli di una piccola attività

Non serve inventare dieci livelli. Nella maggior parte dei casi bastano quattro ruoli, e si assegnano con una spunta.

• Titolare. Vede e fa tutto, compreso creare gli altri utenti e cambiare i loro permessi.
• Ufficio. Clienti, agenda, preventivi e fatture. Non vede i costi d'acquisto né le impostazioni.
• Operativo. Chi lavora sul campo o in sala: vede i suoi appuntamenti o i suoi lavori, aggiorna lo stato, carica le foto. Niente prezzi, niente dati di altri.
• Esterno. Il commercialista, un fornitore, un consulente: entra solo nella parte che lo riguarda, per esempio le fatture del mese, e in sola lettura.

Un ruolo si crea in un minuto e si cambia quando l'attività cambia. La cosa importante è che esista, non che sia perfetto il primo giorno.

Dove stanno le regole

C'è una differenza che non si vede dallo schermo ma conta molto. In certi gestionali i permessi stanno nelle schermate: il pulsante “elimina” è nascosto a chi non deve vederlo. Ma se qualcuno conosce il trucco, il database lo lascia fare. Nei gestionali fatti meglio le regole stanno nel database stesso, per esempio con Supabase: se un utente non può cancellare le fatture, il database rifiuta, qualunque cosa faccia sullo schermo.

È la stessa differenza tra un cartello “vietato entrare” e una porta chiusa a chiave.

Cosa decidere prima

I permessi vanno decisi quando si scrive il documento dei requisiti, non dopo. Costano poco se si pensano prima e molto se si aggiungono dopo. Le domande sono tre.

1. 01Chi userà il gestionale, oggi e tra un anno? Scrivi i nomi, o almeno i ruoli.
2. 02Per ognuno, cosa non deve vedere? Di solito la risposta è: i prezzi d'acquisto, i dati degli altri, le impostazioni.
3. 03Chi può cancellare? Quasi sempre la risposta giusta è: nessuno. Si archivia, non si cancella, così si può tornare indietro.

Quando è troppo

Si può anche esagerare. Due segnali che i permessi stanno diventando un ostacolo invece che una sicurezza.

• Se per fare un lavoro normale una persona deve chiederti il permesso ogni volta, il ruolo è troppo stretto. Si allarga.
• Se hai più ruoli che persone, hai complicato le cose. In una micro impresa due o tre ruoli bastano quasi sempre.

Cosa puoi controllare già oggi

Se hai già un gestionale, fai queste tre domande a chi te l'ha fatto, o al produttore se è in abbonamento.

• Ogni persona ha il suo accesso, o c'è una password condivisa?
• Se un collaboratore va via, cosa devo fare per chiudere il suo accesso?
• Le regole stanno nel database o solo nelle schermate?

Se stai per farne uno nuovo, scrivi i ruoli nella richiesta di preventivo, con i nomi veri. È la parte del gestionale che ti farà dormire meglio.