Gestionale per officina: cosa deve fare

Sono le 11 e il telefono squilla per la terza volta: “è pronta la mia auto?”. Chi è in ufficio guarda il foglio, poi va in officina a chiedere, poi torna al telefono. Intanto una Panda aspetta le pastiglie da 3 giorni e nessuno ha richiamato il fornitore, e una Golf pronta da lunedì occupa un posto nel piazzale.

Un gestionale per officina serve a rispondere a quella telefonata senza alzarsi dalla sedia. In questo articolo ti dico cosa deve fare, in ordine di importanza, cosa può aspettare, e quanto costa farlo su misura rispetto a un abbonamento.

Le 5 funzioni che contano

• La scheda del lavoro, cercata per targa: ogni auto che entra ha una scheda con il cliente, il motivo, le righe di lavoro e i ricambi. Si trova scrivendo la targa, anche solo le prime 3 lettere. È la cosa che si usa 50 volte al giorno, e va fatta meglio di tutto il resto.
• Lo stato, in 4 passi: accettata, in lavorazione, in attesa di ricambi, pronta. Una schermata sola con tutte le auto in officina e il loro stato. Chi risponde al telefono guarda lì. Chi è in officina cambia lo stato con un tocco dal tablet.
• I ricambi ordinati, con la data di arrivo: per ogni lavoro, cosa è stato ordinato, da chi, e quando doveva arrivare. Un elenco dei ricambi in ritardo, da controllare ogni mattina, evita la Panda ferma da 3 giorni.
• Preventivo e consuntivo sulla stessa scheda: manodopera a ore, ricambi con il ricarico, totale. Il preventivo si manda al cliente con un messaggio; alla fine il consuntivo si stampa o passa al programma delle fatture. Se le 2 cifre sono lontane, lo vedi prima del cliente.
• I promemoria ai clienti: tagliando tra un mese, revisione in scadenza, gomme da cambiare a ottobre. Un messaggio automatico, con la possibilità di prenotare rispondendo. È la funzione che porta lavoro, non solo ordine.

Cosa aiuta, ma può aspettare

• Lo storico per targa: tutti i lavori fatti su quell'auto negli anni. Arriva da solo dopo qualche mese di uso, basta che i dati siano nel database giusto fin dall'inizio.
• Il magazzino dei ricambi con le giacenze. Serve se tieni scorte vere; se ordini ogni pezzo quando serve, l'elenco degli ordini basta.
• Il calendario degli appuntamenti con i posti di lavoro. Utile con 3 o più ponti; con 1 o 2, un'agenda semplice fa lo stesso.
• La dashboard con i numeri del mese: lavori per tipo, incasso, auto ferme. Bella da vedere, ma viene dopo le schede, non prima.

Cosa non deve fare

La contabilità e la fatturazione elettronica. Esistono programmi che lo fanno bene, con il commercialista già collegato: il gestionale dell'officina passa il consuntivo a quel programma con un'integrazione, o con un export a fine mese. Rifare le fatture dentro il gestionale è il modo più sicuro per raddoppiare il prezzo e avere 2 programmi che non si parlano.

Chi lo usa, e da dove

In ufficio dal computer, in officina dal tablet appeso al muro o dal telefono con le mani sporche. Vuol dire pulsanti grandi, poche schermate e lo stato che si cambia con un tocco. E permessi diversi: il titolare vede i prezzi d'acquisto e i margini, il meccanico vede i suoi lavori e aggiorna lo stato, chi è in ufficio vede tutto tranne i margini.

Quanto costa

I programmi per officina in abbonamento costano in genere tra 40 e 150 euro al mese a seconda degli utenti e dei moduli, e fanno moltissime cose, comprese molte che non userai. Un gestionale su misura con le 5 funzioni che contano sta tra 4.000 e 8.000 euro, pagati una volta, più qualche decina di euro al mese per server e database intestati a te. Il confronto va fatto su 5 anni, non sul primo mese: come farlo è spiegato in gestionale su misura o software in abbonamento.

Quando basta un abbonamento

• Sei da solo, con 2 o 3 auto al giorno. Un'agenda e il programma delle fatture bastano, e l'abbonamento più piccolo copre tutto.
• Lavori in un modo standard e un programma già fatto ti va bene così com'è, senza acrobazie.
• Non hai nessuno in ufficio che tenga aggiornato lo stato. Un gestionale che nessuno aggiorna è un foglio Excel più caro.

Le domande da fare a chi te lo propone

1. 01“Dal tablet in officina, quanti tocchi servono per cambiare lo stato di un'auto?” La risposta giusta è 1 o 2.
2. 02“Come arriva il consuntivo al programma delle fatture?” Se la risposta è “lo ricopi”, il gestionale manca di un pezzo.
3. 03“I promemoria ai clienti partono da soli?” E con quale messaggio, su quale canale, e come si spengono per chi non li vuole.
4. 04“Il prezzo è un prezzo fisso e cosa comprende l'importazione delle targhe e dei clienti che ho già?” Le risposte devono essere scritte.

Un'officina ordinata si vede dal piazzale. Un gestionale fatto bene lo svuota.