Supabase e i tuoi dati: dove stanno, chi ci accede, come si salvano

Quando un'attività sceglie un gestionale, la domanda che pesa di più non riguarda le schermate. Riguarda i dati. “Dove finiscono i miei clienti? Chi li può vedere? E se mi sparisce tutto?”. Sono domande giuste, e meritano risposte precise.

Molti gestionali moderni tengono i dati su un servizio che si chiama Supabase. In questo articolo ti spiego cos'è e rispondo alle tre domande, una per volta. Le stesse domande valgono per qualunque altro servizio.

Cos'è Supabase, in due righe

Supabase mette insieme tre cose che ogni gestionale ha bisogno di avere: il database dove stanno i dati, il login con cui le persone entrano, e lo spazio per i file, come PDF e foto. Sotto c'è PostgreSQL, un database open source usato da aziende di ogni dimensione da quasi trent'anni. Non è una novità di moda: è una delle cose più collaudate che esistano, con un pannello moderno sopra.

Dove stanno i dati

Fisicamente, i dati stanno su computer in un centro dati. Quando si crea il progetto si sceglie la regione, e per un'attività italiana la scelta giusta è l'Unione Europea. Questo conta per il GDPR: i dati dei tuoi clienti non escono dall'Europa.

L'account può essere intestato a te, con la tua email, ed è bene che lo sia. Tu entri nel pannello e vedi le tue tabelle, i tuoi utenti, i tuoi file. Chi sviluppa il gestionale ci lavora come collaboratore, e puoi togliergli l'accesso in un clic.

Chi può vederli

Qui ci sono due livelli, e vanno tenuti distinti.

• Chi usa il gestionale. Ogni persona ha il suo accesso e i suoi permessi. Il titolare vede tutto, un collaboratore vede la sua agenda, il commercialista vede solo le fatture. Con Supabase le regole di utenti e permessi possono stare nel database stesso, non solo nelle schermate. Anche se qualcuno provasse a fare il furbo, il database rifiuta.
• Chi gestisce il servizio. Supabase, come ogni fornitore cloud, tiene i computer accesi e sicuri. I dati viaggiano cifrati e stanno cifrati sul disco. Il fornitore non li legge e non li usa: è scritto nel contratto, che è quello standard europeo per il trattamento dei dati.

Lo sviluppatore, dopo la consegna, dovrebbe accedere solo quando lo chiami per un intervento. E ogni accesso resta nel log, quindi sai sempre chi ha fatto cosa.

Come si salvano

Il backup è la parte che nessuno guarda finché non serve. Per questo va impostato prima della consegna, in automatico, senza dipendere da qualcuno che si ricordi di farlo.

• Ogni notte una copia completa del database, in automatico.
• Copie disponibili per almeno sette giorni, così se un errore viene scoperto in ritardo si torna comunque indietro.
• Un ripristino vero, provato almeno una volta prima di andare online. Un backup mai provato è solo una speranza.
• In più, un export in Excel dal gestionale, quando vuoi: una copia in mano tua, sul tuo computer, senza chiedere a nessuno.

Cosa succede se vuoi andartene

Può capitare: cambi sviluppatore, l'attività viene venduta, decidi di passare a un altro programma. I dati devono seguirti senza drammi.

Con Supabase è semplice, perché sotto c'è PostgreSQL, che è uno standard. Si scarica l'intero database in un file e lo si carica altrove: su un altro fornitore, su un computer tuo, dove vuoi. Nessun formato segreto, nessuna trattativa. È il vantaggio più concreto di uno strumento aperto rispetto a uno chiuso.

Quanto costa

Per un gestionale che si usa ogni giorno serve il piano Pro, circa 25 dollari al mese: include le copie notturne e il progetto resta sempre acceso. Il piano gratuito va bene per provare durante lo sviluppo, non per lavorarci: non ha i backup giornalieri e si mette in pausa se nessuno lo usa per una settimana. Se l'account è tuo, lo paghi tu direttamente a Supabase, con fattura a tuo nome, senza ricarichi.

Quando non è la scelta giusta

• Se usi un gestionale in abbonamento, i dati stanno sui server del produttore e Supabase non c'entra. Le domande di questo articolo, però, vanno fatte a lui.
• Se la tua azienda ha già un server interno e qualcuno che lo gestisce, tenere i dati lì può avere senso. Chiediti solo chi fa i backup e chi li prova.
• Se tratti dati sanitari o giudiziari, servono verifiche in più sul fornitore e sul contratto, qualunque sia il servizio scelto.

Cosa puoi controllare tu, da domani

Non serve essere tecnici per verificare che i tuoi dati siano al sicuro. Bastano tre domande a chi ti ha fatto il gestionale.

• A chi è intestato l'account del database? Deve essere a te.
• In quale paese stanno i dati? Per un'attività italiana, in Europa.
• Quando è stato fatto l'ultimo backup, e quando è stato provato l'ultimo ripristino? Devono esserci una data e una risposta.

Se una di queste risposte manca, è il momento di chiederla. Per iscritto.